Elektroniczny dziennik budowy (EDB)

Od 20 września 2026 roku papierowy dziennik budowy odchodzi do lamusa. Wszystkie nowe budowy będą musiały prowadzić elektroniczny dziennik budowy, w skrócie EDB. To część szerszej cyfryzacji polskiego budownictwa wprowadzonej ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1847). Zmiana była planowana już na styczeń 2026, ale rząd przesunął ją o ponad osiem miesięcy, dając czas na przygotowanie systemów informatycznych i przeszkolenie uczestników procesu budowlanego. Dla milionów Polaków budujących domy to oznacza koniec z grubym zeszytem w twardej oprawie – zamiast tego tablet lub komputer i logowanie do systemu.

Czym jest dziennik budowy i po co w ogóle służy

Dziennik budowy to podstawowy dokument każdej budowy. Zgodnie z art. 45 Prawa budowlanego kierownik budowy ma obowiązek prowadzić dziennik dla każdej inwestycji wymagającej pozwolenia na budowę lub zgłoszenia z projektem. To nie jest jakiś biurokratyczny wymysł – dziennik pełni kilka kluczowych funkcji.

Po pierwsze, dziennik to kronika budowy. Zapisuje się w nim wszystkie istotne wydarzenia – kiedy rozpoczęto roboty, jakie materiały użyto, kto wykonywał poszczególne prace, jakie występowały problemy. Po latach, jeśli pojawią się wątpliwości dotyczące sposobu wykonania budynku, dziennik jest podstawowym źródłem informacji.

Po drugie, dziennik to miejsce gdzie kierownik budowy, projektant i inspektor nadzoru budowlanego wymieniają się uwagami i poleceniami. Projektant wpisuje zalecenia dotyczące wykonania detali konstrukcyjnych. Inspektor nadzoru wydaje polecenia dotyczące poprawienia błędów. Kierownik budowy potwierdza wykonanie poleceń. To oficjalny kanał komunikacji między wszystkimi uczestnikami procesu.

Po trzecie, dziennik budowy służy jako dowód w sporach. Jeśli dojdzie do konfliktu między inwestorem a wykonawcą, jeśli pojawią się reklamacje dotyczące jakości robót, dziennik jest kluczowym dowodem. Wpisy w dzienniku mają moc dokumentu urzędowego – to nie są zwykłe notatki, ale oficjalne oświadczenia osób uprawnionych.

Do tej pory dziennik budowy prowadzono w formie papierowej – gruba księga w twardej oprawie, z numerowanymi stronami, opieczętowana przez nadzór budowlany. Kierownik budowy wpisywał ręcznie informacje długopisem, projektant i inspektor dokładali swoje wpisy i podpisy. Proste, sprawdzone, działające od dekad.

Co zmienia elektroniczny dziennik budowy

Elektroniczny dziennik budowy to aplikacja internetowa prowadzona w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Zamiast pisać ręcznie w zeszycie, wszystkie wpisy będą wprowadzane do systemu komputerowego i zapisywane w chmurze. Zamiast podpisów – podpisy elektroniczne kwalifikowane lub podpisy zaufane.

Nowy art. 45a Prawa budowlanego określa zasady prowadzenia EDB. System ma być dostępny przez internet, bezpłatny dla wszystkich uczestników budowy i dostępny przez całą dobę. Każdy kto ma uprawnienia do wpisów – kierownik budowy, projektant, inspektor nadzoru, przedstawiciel inwestora – otrzyma dostęp do dziennika konkretnej budowy i będzie mógł wprowadzać wpisy ze swojego komputera, tabletu czy nawet smartfona.

Wszystkie wpisy będą opatrzone znacznikiem czasu i zapisywane w sposób uniemożliwiający późniejszą modyfikację. Nie będzie można poprawiać ani kasować wpisów – tak jak w papierowym dzienniku błędny wpis trzeba było przekreślić i wpisać poprawkę, tak w EDB będzie widoczna pełna historia wszystkich wpisów wraz z informacją kto, kiedy i co zmienił.

System ma także umożliwiać załączanie zdjęć i dokumentów do poszczególnych wpisów. Dzisiaj jeśli chcesz udokumentować stan zaawansowania robót, robisz zdjęcia telefonem i gdzieś je zapisujesz – często bez powiązania z dziennikiem budowy. W EDB będziesz mógł załączyć zdjęcia bezpośrednio do wpisu dotyczącego danego etapu prac. To samo dotyczy atestów materiałów, protokołów prób i badań czy pism od projektanta.

Od kiedy EDB jest obowiązkowy

Pierwotnie elektroniczny dziennik budowy miał być obowiązkowy od 1 stycznia 2026 roku. Jednak Ministerstwo Rozwoju i Technologii zdecydowało o przesunięciu terminu. Obecnie obowiązujący harmonogram wprowadza EDB 20 września 2026 roku. To daje dodatkowe dziewięć miesięcy na przygotowanie systemów informatycznych, przetestowanie rozwiązań i przeszkolenie uczestników rynku budowlanego.

Od 20 września 2026 roku wszystkie budowy, dla których wydano pozwolenie na budowę po tej dacie, będą musiały prowadzić dziennik wyłącznie w formie elektronicznej. Nie będzie już możliwości prowadzenia papierowego dziennika. Dla budów które już trwają – tych które rozpoczęły się przed 20 września 2026 – dopuszcza się kontynuowanie papierowego dziennika do zakończenia robót.

Jest jednak wyjątek. Ustawa przewiduje możliwość prowadzenia papierowego dziennika w sytuacjach gdy z przyczyn technicznych niemożliwe jest korzystanie z systemu teleinformatycznego. Chodzi na przykład o budowy w miejscach gdzie nie ma dostępu do internetu, albo w sytuacjach awaryjnych gdy system centralny nie działa. Ale to wyjątki – zasadą jest dziennik elektroniczny.

Kto musi korzystać z elektronicznego dziennika

EDB dotyczy wszystkich budów wymagających pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych wraz z projektem. To znaczy większość istotnych inwestycji budowlanych – domy jednorodzinne, budynki wielorodzinne, obiekty przemysłowe, infrastruktura. Jeśli musisz mieć kierownika budowy, to musisz prowadzić dziennik budowy – a od września 2026 będzie to dziennik elektroniczny.

Nie dotyczy natomiast drobnych robót budowlanych zgłaszanych bez projektu. Jeśli budujesz garaż wolnostojący, altanę czy ogrodzenie – i wystarczy Ci zgłoszenie bez projektu – nie musisz prowadzić dziennika budowy w ogóle, ani papierowego ani elektronicznego. To uproszczenie pozostaje.

Obowiązek prowadzenia EDB spoczywa na kierowniku budowy, tak jak dotychczas spoczywa na nim obowiązek prowadzenia papierowego dziennika. To on odpowiada za terminowe wpisywanie informacji o postępie robót, użytych materiałach, przeprowadzonych odbiorach. Ale dostęp do systemu mają też inni uczestnicy budowy – projektant który wpisuje swoje uwagi, inspektor nadzoru budowlanego z ramienia inwestora, inspektorzy nadzoru budowlanego z ramienia państwa podczas kontroli.

System ma być tak zaprojektowany, żeby inwestor również miał dostęp do odczytu dziennika swojej budowy. To ważna zmiana – dotychczas inwestor chcąc zobaczyć dziennik musiał pojechać na budowę i poprosić kierownika o udostępnienie księgi. Teraz będzie mógł sprawdzić postęp prac z domu, przez internet, w dowolnym momencie.

Jakie są zalety elektronicznego dziennika

Zwolennicy cyfryzacji wskazują na szereg korzyści płynących z EDB. Po pierwsze, dostępność – dziennik można sprawdzić z każdego miejsca gdzie jest internet. Projektant siedząc w biurze może wpisać uwagi do dziennika budowy która jest sto kilometrów dalej. Inspektor nadzoru nie musi jechać na budowę żeby sprawdzić co się ostatnio działo – wystarczy że zaloguje się do systemu.

Po drugie, czytelność. Papierowe dzienniki często były nieczytelne – pismo kierownika budowy bazgrane ołówkiem w deszczu lub mrozie, rozmyte wpisy, zabrudzenia. Elektroniczny dziennik to zawsze czytelny tekst. Można go bez problemu przeczytać, wydrukować, przeszukać po słowach kluczowych.

Po trzecie, bezpieczeństwo danych. Papierowy dziennik można zgubić, zniszczyć, ukraść. Niejeden dziennik budowy spłonął w pożarze kontenera biurowego na budowie. Elektroniczny dziennik jest bezpiecznie zapisany w systemie centralnym, z kopią zapasową. Nawet jeśli komputer kierownika budowy ulegnie awarii, dane są bezpieczne.

Po czwarte, kontrola przez organy nadzoru. Inspektor przychodzący na kontrolę może szybko przejrzeć historię budowy, zobaczyć czy wszystkie wymagane wpisy są na miejscu, sprawdzić czy polecenia z poprzedniej kontroli zostały wykonane. System może automatycznie alertować gdy brakuje wymaganych wpisów – na przykład gdy minął tydzień a kierownik nic nie wpisał do dziennika.

Po piąte, możliwość załączania dokumentacji elektronicznej. Zdjęcia, skany deklaracji zgodności materiałów, protokoły z prób i badań – wszystko w jednym miejscu, powiązane z konkretnymi wpisami w dzienniku. To ułatwia późniejsze odnalezienie potrzebnych dokumentów.

Jakie są obawy związane z EDB

Nie wszyscy są entuzjastycznie nastawieni do cyfryzacji dziennika budowy. Główne obawy dotyczą kwestii technicznych i praktycznych. Po pierwsze, dostęp do internetu na budowie. Nie każda budowa ma dobry zasięg sieci komórkowej. Budowy w odległych lokalizacjach, w górach, na wsiach – tam może być problem z dostępem do systemu. Kierownik będzie musiał dopilnować żeby mieć dostęp do internetu, nawet jeśli oznacza to instalację routera z kartą SIM.

Po drugie, umiejętności obsługi komputera. Nie wszyscy kierownicy budowy są biegli w obsłudze systemów informatycznych. Szczególnie starsi kierownicy, którzy przez całą karierę prowadzili papierowe dzienniki, mogą mieć problem z przestawieniem się na elektroniczny system. Będą potrzebne szkolenia, instrukcje, wsparcie techniczne.

Po trzecie, awarie systemu centralnego. Co się stanie jeśli system GUNB przestanie działać? Jeśli będzie przerwa techniczna akurat wtedy gdy trzeba pilnie wpisać ważną informację do dziennika? Ustawa przewiduje możliwość prowadzenia tymczasowo papierowego dziennika, ale to komplikuje sprawę – potem trzeba będzie przepisać wszystko do systemu elektronicznego.

Po czwarte, kwestia podpisu elektronicznego. Wpisy w dzienniku muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Nie każdy kierownik budowy ma podpis kwalifikowany – to dodatkowy koszt około 300-400 złotych rocznie. Profil zaufany jest darmowy, ale też wymaga założenia i aktywacji.

Po piąte, koszty sprzętu. Kierownik budowy będzie musiał mieć komputer, tablet lub przynajmniej smartfon z dostępem do internetu. W warunkach budowy sprzęt elektroniczny jest narażony na uszkodzenia – kurz, wilgoć, upadki. To dodatkowe koszty które ktoś będzie musiał ponieść.

Jak przygotować się do wprowadzenia EDB

Jeśli planujesz budowę która będzie trwać w drugiej połowie 2026 roku, powinieneś już teraz przygotować się na elektroniczny dziennik budowy. Po pierwsze, sprawdź czy Twój kierownik budowy jest gotowy na EDB. Zapytaj czy ma doświadczenie z systemami elektronicznymi, czy ma podpis elektroniczny lub profil zaufany, czy zna zasady działania EDB. Jeśli nie – może być problem.

Po drugie, zapewnij dostęp do internetu na budowie. Jeśli budujesz w miejscu gdzie nie ma zasięgu, rozważ instalację routera z zewnętrzną anteną lub skorzystanie z dostępu satelitarnego. To koszt kilkaset złotych, ale niezbędny do prowadzenia elektronicznego dziennika.

Po trzecie, jeśli sam pełnisz rolę inwestora nadzorującego budowę, załóż profil zaufany. Dzięki temu będziesz mógł logować się do systemu i na bieżąco sprawdzać dziennik swojej budowy. To darmowe, wymaga tylko wizyty w urzędzie z dowodem osobistym.

Po czwarte, śledź komunikaty GUNB dotyczące systemu EDB. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego będzie publikował instrukcje, poradniki, materiały szkoleniowe. Warto się z nimi zapoznać przed rozpoczęciem budowy, żeby nie uczyć się wszystkiego w biegu.

Jeśli Twoja budowa rozpocznie się przed 20 września 2026 roku, możesz prowadzić papierowy dziennik do końca. Nie musisz przechodzić na elektroniczny w trakcie robót. To może być argument za przyspieszeniem rozpoczęcia budowy – jeśli zdążysz przed wrześniem, unikniesz całej cyfryzacji i będziesz mógł prowadzić dziennik tradycyjnie.

Czy EDB to dobra zmiana

Elektroniczny dziennik budowy to krok w dobrą stronę, ale obciążony problemami przejściowymi. W długim terminie cyfryzacja jest nieunikniona i korzystna – ułatwia dostęp do informacji, poprawia bezpieczeństwo danych, upraszcza kontrole. W krótkim terminie jednak będzie chaotycznie – problemy z systemem, trudności techniczne, opór ze strony starszych uczestników procesu budowlanego.

Kluczem do sukcesu będzie sprawne działanie systemu centralnego udostępnionego przez GUNB. Jeśli system będzie stabilny, intuicyjny i szybki – przejście na EDB będzie stosunkowo płynne. Jeśli system będzie działo źle, wolno i z przerwami – czeka nas piekło na budowach i lawina skarg.

Dobrze że rząd przesunął termin wejścia w życie EDB z stycznia na wrzesień 2026. Te dodatkowe osiem miesięcy daje czas na dopracowanie systemu, przeprowadzenie testów, przeszkolenie użytkowników. Szkoda że nie przesunięto jeszcze bardziej – o rok czy dwa – żeby dać rynkowi więcej czasu na adaptację.

Elektroniczny dziennik budowy to przyszłość polskiego budownictwa. Od 20 września 2026 wszyscy będziemy musieli nauczyć się z nim pracować. Warto przygotować się już teraz, żeby we wrześniu nie czuć się zaskoczonym.